Frais de transport et autres coûts
Quels frais de transport sont remboursés? Pour quels autres frais liés à votre profession pouvez-vous obtenir une indemnité?
Grâce aux efforts de la CSC, un régime général a vu le jour en 2023 concernant l'indemnité vélo. Ainsi, chaque salarié du secteur privé peut bénéficier d'une indemnité vélo depuis mai 2023.
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Transport en train
Tous les travailleurs du secteur privé ou du secteur public, y compris le personnel domestique et les travailleurs étudiants, ont droit au remboursement d’une partie du montant de leur abonnement train.
Le montant de l’intervention patronale est fixé forfaitairement, en tenant compte de la distance et du type de billet (abonnement hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou annuel). Le fait que le forfait couvre tous les frais ou seulement le minimum dépend de la volonté de l’employeur.
Il se peut que votre employeur ait conclu un contrat tiers-payant avec la SNCB. Dans ce cas, vous ne devez rien débourser pour votre abonnement de train. L’employeur y gagne également: il obtient une réduction de 20% sur le prix des cartes train.
Amélioration du remboursement des frais de transport à partir du 1er juin 2024
Le 1er juin 2024, la contribution minimum de l’employeur dans le prix des abonnements de train sera portée à 71,8% du prix de l’abonnement SNCB utilisé depuis le 1er février 2024.
En outre, l’intervention patronale pour la période du 1er janvier 2025 au 31 décembre 2029 sera augmentée le 1er février de chaque année. Cette augmentation annuelle ne pourra excéder 2,5%.
Il sera tenu compte de l’indexation éventuelle des abonnements par la SNCB. Par ailleurs, les flex-abonnements, importants pour les télétravailleurs, seront intégrés à la CCT n° 19 qui prévoit désormais une intervention minimum de l’employeur pour ces abonnements. Les abonnements mensuels MIVB/STIB et de Lijn seront également mieux remboursés.
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Autres formes de transports en commun
Les travailleurs du secteur privé ont droit à une intervention de l’employeur dans le coût du transport en commun pour tout trajet qui atteint au moins 5 kilomètres à partir de la halte de départ. Grâce à des négociations sectorielles, certains secteurs ont prévu des régimes plus avantageux.
Si le prix du transport est proportionnel à la distance, l’intervention est la même que pour le chemin de fer, sans pouvoir dépasser 75% du prix réel. Si le prix est forfaitaire, l’intervention est égale à 71,8% du prix effectivement payé, sans pouvoir dépasser l’intervention «chemin de fer» pour une distance de 7 km.
Si vous vous combinez le train et un autre mode de transport en commun (métro, tram, bus) au moyen d’un titre de transport combiné, l’intervention sera égale à celle pour un trajet en train pour la même distance.
Si vous utilisez plusieurs transports en commun pour vous rendre au travail et si vous vous servez chaque fois d’un titre de transport différent, l’intervention pour chaque moyen de transport est calculée conformément aux règles évoquées ci-dessus.
L’employeur verse sa contribution le jour où les abonnements sont payés. A cet effet, une preuve doit à chaque fois être délivrée (par exemple, une copie du titre de transport ou une déclaration écrite selon laquelle le trajet est supérieur au nombre minimum de km fixé). -
Aller travailler à vélo ou en voiture
Il n'existe pas de réglementation générale concernant le remboursement des frais de déplacement en voiture. Néanmoins, un certain nombre de conventions collectives sectorielles et d'entreprise prévoient le remboursement de tous les frais de transport. Cela dépend donc de votre emploi ou de votre secteur pour savoir si vous êtes remboursé et dans quelle mesure.
Il existe par contre enfin un régime général de remboursement des frais de vélo! À moins que le remboursement ne soit déjà réglementé dans votre entreprise ou votre secteur, vous recevrez 0,29 € par kilomètre avec un maximum de 40 km par jour.
Dans de nombreux secteurs ou entreprises, le remboursement est plus élevé.
Bon à savoir:
Pour l’exercice d’imposition 2025 (revenus 2024), vous pouvez exonérer l'indemnité vélo jusqu'à maximum 0,36 euro par kilomètre parcouru et jusqu’à maximum 3.610 euros par an.
Très souvent, le remboursement dépend du secteur dans lequel vous travaillez. Choisissez votre secteur pour connaître la réglementation pour votre secteur.
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Avez-vous droit à une indemnité vélo si vous disposez d'une voiture de société ou d'un vélo en leasing ?
Dans la plupart des cas, vous pouvez également bénéficier d'une indemnité pour les jours où vous vous rendez au travail à vélo, même si vous disposez d'une voiture de société ou d'un vélo en leasing. Mais cela dépend finalement de la manière dont cela est réglementé dans votre secteur ou votre entreprise.
Attention: dans certains secteurs, ce n'est pas le cas, par exemple si vous travaillez sous la commission paritaire 111 métal. Dans ce cas, vous ne pouvez bénéficier d'une indemnité vélo que si vous ne disposez pas d'une voiture de société ou d'un vélo en leasing. Vérifiez la convention collective de votre secteur ou de votre entreprise pour savoir comment cela est réglementé.
L'autre condition est que vous devez faire du vélo régulièrement. Une fois par semaine, par exemple, ou à une certaine période de l'année. -
Pour quels autres frais pouvez-vous obtenir une indemnité?
Il se peut que le travailleur doive, dans le cadre de son activité, encourir certains frais:
- frais de déplacement
- frais de représentation (vêtements spéciaux)
- frais de logement
- frais de repas d’affaire, etc.
De toute évidence, s’il s’agit de frais purement professionnels, ceux-ci sont à charge de l’employeur. Il n’existe cependant pas de législation nationale à ce propos.
Certaines conventions collectives sectorielles prévoient des remboursements sur une base forfaitaire. En voici quelques exemples:
- L’indemnité du RGPT dans le secteur du transport (montant forfaitaire destiné à couvrir les frais liés à la consommation d’un café, l’utilisation des toilettes dans un restoroute, etc.).
- Un forfait pour les boissons chaudes et froides généralement offertes par les entreprises lors des « pauses-café » ou en cas de température exceptionnelle sur le lieu de travail.
- Dans le secteur de la construction, une indemnité “mobilité” couvrant les déplacements entre le siège de l’entreprise et le chantier.
- Pour les frais de voyage aussi, les indemnités forfaitaires sont une pratique habituelle.
Ces remboursements ne sont pas de la rémunération. S’il est prouvé qu’ils couvrent des frais réels ou s’il s’agit de forfaits d’un montant raisonnable, ils ne sont pas non plus taxés ni soumis aux cotisations sociales.
CP 317 - Gardiennage
Dans le secteur du gardiennage, chaque travailleur a droit au remboursement de ses frais de déplacement entre son domicile et son lieu de travail, quel que soit le moyen de transport utilisé (vélo, auto, tram, train, bus, etc) :
- Si vous utilisez les transports en commun, vos dépenses relatives à l'achat d'une carte-train et/ou d'autres abonnements de transports publics seront intégralement remboursées.
- Si vous utilisez votre propre véhicule, vous avez droit, par prestation, au montant correspondant au nombre de km parcourus en trajet simple repris dans le tableau ci-dessous (exemple : 20 km entre le domicile et le lieu de travail : droit à une intervention de l’employeur de 7,89 EUR si votre prestation commence après 6 h et se termine avant 22h et à 9,87 EUR si votre prestation commence après 22h ou se termine avant 6h).
Pour les prestations situées à plus de 60 km du domicile, une indemnité de 0,31 EUR par km sera payée à partir du 61ème km (les 60 premiers km restant indemnisés sur base de la carte-train)
- Si vous vous déplacez en vélo, vous avez droit à une indemnité de 0,37 EUR par km parcouru aller et retour (exemple : 10 km entre le domicile et le lieu de travail : droit à une intervention de 0,37 EUR x 20 (aller et retour) = 7,4 EUR).