Frais de transport et autres coûts

Quels frais de transport sont remboursés aux travailleurs? Pour quels autres frais liés à votre profession pouvez-vous obtenir une indemnité?

Dans de nombreux secteurs, vous avez droit à un remboursement des frais de transport. Si vous souhaitez savoir ce qui est prévu pour votre secteur, choisissez votre région et secteur.

Chemins de fer

Tous les travailleurs du secteur privé ou du secteur public, y compris le personnel domestique et les travailleurs étudiants, ont droit au remboursement d’une partie du montant de leur abonnement train.

Le montant de l’intervention patronale est fixé forfaitairement, en tenant compte de la distance et du type de billet (abonnement hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou annuel). Le fait que le forfait couvre tous les frais ou seulement le minimum dépend de la volonté de l’employeur.

Il se peut que votre employeur ait conclu un contrat tiers-payant avec la SNCB. Dans ce cas, vous ne devez rien débourser pour votre abonnement de train. L’employeur y gagne également: il obtient une réduction de 20% sur le prix des cartes train. 

Autres formes de transports en commun

Les travailleurs du secteur privé ont droit à une intervention de l’employeur dans le coût du transport en commun pour tout trajet qui atteint au moins 5 kilomètres à partir de la halte de départ. Grâce à des négociations sectorielles, certains secteurs ont prévu des régimes plus avantageux.

Si le prix du transport est proportionnel à la distance, l’intervention est la même que pour le chemin de fer, sans pouvoir dépasser 75% du prix réel. Si le prix est forfaitaire, l’intervention est égale à 71,8% du prix effectivement payé, sans pouvoir dépasser l’intervention «chemin de fer» pour une distance de 7 km. 

Si vous vous combinez le train et un autre mode de transport en commun (métro, tram, bus) au moyen d’un titre de transport combiné, l’intervention sera égale à celle pour un trajet en train pour la même distance.

Si vous utilisez plusieurs transports en commun pour vous rendre au travail et si vous vous servez chaque fois d’un titre de transport différent, l’intervention pour chaque moyen de transport est calculée conformément aux règles évoquées ci-dessus.

L’employeur verse sa contribution le jour où les abonnements sont payés. A cet effet, une preuve doit à chaque fois être délivrée (par exemple, une copie du titre de transport ou une déclaration écrite selon laquelle le trajet est supérieur au nombre minimum de km fixé). 

Autres moyens de transport 

En ce qui concerne les moyens de transport autres que les transports en commun, il n’existe pas de CCT ou de législation interprofessionnelle. Plusieurs CCT sectorielles ou d’entreprise prévoient toutefois une intervention dans les frais de déplacement, qu’ils soient effectués en transports en commun ou avec un véhicule privé.

L’indemnité “vélo” est de plus en plus souvent mentionnée dans des CCT. Elle est exonérée de cotisations sociales et d’impôts à concurrence de 0,23 euro par kilomètre (montant pour 2018).

Pour quels autres frais pouvez-vous obtenir une indemnité?

Il se peut que le travailleur doive, dans le cadre de son activité, encourir certains frais : frais de déplacement, de représentation (vêtements spéciaux), de logement, de repas d’affaire, etc. De toute évidence, s’il s’agit de frais purement professionnels, ceux-ci sont à charge de l’employeur. Il n’existe cependant pas de législation nationale à ce propos.

Certaines conventions collectives sectorielles prévoient des  remboursements sur une base forfaitaire. En voici quelques exemples:

  • L’indemnité du RGPT dans le secteur du transport (montant forfaitaire destiné à couvrir les frais liés à la consommation d’un café, l’utilisation des toilettes dans un restoroute, etc.). 
  • Un forfait pour les boissons chaudes et froides généralement offertes par les entreprises lors des « pauses-café » ou en cas de température exceptionnelle sur le lieu de travail.  
  • Dans le secteur de la construction, une indemnité “mobilité” couvrant les déplacements entre le siège de l’entreprise et le chantier. 

Pour les frais de voyage aussi, les indemnités forfaitaires sont une pratique habituelle.

Ces remboursements ne sont pas de la rémunération. S’il est prouvé qu’ils couvrent des frais réels ou s’il s’agit de forfaits d’un montant raisonnable, ils ne sont pas non plus taxés ni soumis aux cotisations sociales. 

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